Când se discută despre automatizarea proceselor din firmă, prima întrebare este adesea cât va costa software-ul necesar. Mult mai rar este calculat costul situației actuale: timpul petrecut mutând informații între aplicații, introducerea acelorași date de mai multe ori, rapoartele pregătite manual sau erorile care trebuie apoi identificate și corectate.
O licență software are un preț ușor de văzut. Apare lunar pe factură și poate fi trecută într-un buget. Costul unui software care nu se potrivește modului în care lucrează compania este mult mai greu de observat.
O jumătate de oră pierdută zilnic pentru a muta date din Excel într-o altă aplicație pare nesemnificativă. Cinci minute pentru a căuta o comandă într-un email nu par o problemă. Nici cele zece minute necesare pentru a introduce aceleași informații într-un al doilea sistem.
Luate separat sunt mărunțișuri. Repetate de mai mulți oameni, în fiecare zi, timp de un an, pot ajunge însă la sute de ore de muncă.
Și, spre deosebire de factura pentru software, costul acesta nu vine niciodată într-un PDF pe email.
Cât costă, într-un an, 30 de minute pierdute pe zi?
Să luăm un exemplu simplu.
Cinci angajați lucrează zilnic cu mai multe aplicații care nu comunică între ele. Fiecare pierde în medie 30 de minute copiind informații, verificând dacă datele coincid sau refăcând operațiuni care există deja într-un alt sistem.
La aproximativ 220 de zile lucrătoare pe an:
5 angajați × 0,5 ore × 220 zile = 550 de ore pe an
Dacă folosim, strict ca exemplu de calcul, un cost total de 15 euro pentru o oră de muncă:
550 ore × 15 € = 8.250 € pe an
Nu înseamnă că firma „pierde” automat 8.250 de euro sau că fiecare minut economisit se va transforma în profit. Oamenii respectivi lucrează în acel timp. Problema este că o parte din munca lor este folosită pentru a compensa limitele procesului sau ale aplicațiilor existente.
Și încă nu am calculat erorile, întârzierile sau timpul necesar pentru corectarea lor.
Software-ul prost nu este neapărat software prost făcut
Un ERP foarte bun poate fi software nepotrivit pentru un anumit proces. Același lucru este valabil pentru un CRM, o platformă SaaS, un magazin online sau un program de facturare.
Fiecare poate să-și facă foarte bine treaba pentru care a fost proiectat.
Problema apare în spațiile dintre ele.
Dacă magazinul online nu comunică cu ERP-ul, ERP-ul nu transmite date către sistemul de facturare, iar informațiile necesare altui departament trebuie pregătite manual, compania începe să construiască punți între aplicații.
De cele mai multe ori, acele punți se numesc Excel, email, copy/paste sau „întreabă-l pe colegul X, că el știe”.
În acel moment apare un cost pe care factura software nu îl arată:
compania folosește oameni pentru a integra manual aplicațiile.
Aceeași informație introdusă de două sau trei ori
Acesta este unul dintre primele lucruri pe care merită să le urmărești atunci când analizezi automatizarea proceselor într-o firmă.
Un client completează datele într-un formular.
Un angajat le introduce în CRM.
Mai târziu, aceleași informații sunt introduse în programul de facturare.
Problema nu mai este doar timpul necesar pentru fiecare operațiune. Acum aceeași informație există în mai multe locuri.
Clientul își schimbă adresa. Unde trebuie actualizată? Care sistem conține informația corectă?
De aici apar verificări, sincronizări manuale și situații în care două persoane lucrează cu informații diferite despre același client sau aceeași comandă.
Uneori soluția nu este dezvoltarea unui sistem nou, ci pur și simplu o integrare între aplicațiile existente.
Pagina noastră despre dezvoltarea aplicațiilor web custom include tocmai astfel de proiecte: aplicații de business, automatizări și integrări API între ERP-uri, CRM-uri, sisteme de facturare, plăți și alte servicii.
Costul erorilor este mai greu de pus într-un Excel
Timpul poate fi cronometrat relativ simplu. Erorile sunt mai greu de transformat într-o cifră.
Un CUI introdus greșit. Un preț preluat dintr-o versiune veche a unui fișier. O adresă copiată incorect. Un AWB asociat altei comenzi. Un status actualizat într-o aplicație, dar nu și în cealaltă.
Automatizarea nu elimină toate erorile și nici software-ul custom nu este imun la ele. Dar atunci când aceeași informație este copiată manual de mai multe ori, fiecare transfer reprezintă încă un punct în care poate apărea o greșeală.
„Doar Ana știe cum se face”
Există procese care funcționează impecabil cât timp o anumită persoană este la birou.
Ea știe ce fișier trebuie deschis, de unde se preia valoarea corectă, ce coloană trebuie modificată, ce excepție se aplică unui anumit client și cui trebuie trimis documentul la final.
Procesul există, dar o parte din el nu este implementată în niciun sistem. Există în experiența unui angajat.
Problema devine vizibilă în concediu, la plecarea persoanei respective din companie sau atunci când volumul crește suficient încât procesul trebuie preluat de mai mulți oameni.
Un sistem bine gândit nu înseamnă numai automatizare. Poate însemna și transformarea unui proces cunoscut informal într-un flux explicit, repetabil și verificabil.
Compania crește. Procesul rămâne același.
Un Excel poate funcționa foarte bine pentru 20 de comenzi pe săptămână.
La 200 poate începe să devină incomod.
Despre situația în care spreadsheet-urile încep să susțină procese pentru care nu au fost inițial gândite am scris separat în articolul De la Excel la aplicație web: când merită să digitalizezi procesele companiei. Acolo am analizat și situațiile în care Excel rămâne în continuare alegerea corectă.
Patru costuri care pot trece neobservate
Să punem câteva procese ipotetice unul lângă altul. Valorile de mai jos sunt exemple de calcul, nu statistici despre firmele din România.
| Proces | Scenariu ipotetic | Timp anual | Cost la 15 €/oră |
|---|---|---|---|
| Transfer manual între aplicații | 30 min/zi × 5 persoane | 550 h | 8.250 € |
| Pregătire manuală raport | 4 h/săptămână | 208 h | 3.120 € |
| Introducerea acelorași date de două ori | 1 h/zi × 2 persoane | 440 h | 6.600 € |
| Căutare/verificare informații | 20 min/zi × 10 persoane | ~733 h | ~11.000 € |
În acest exemplu pur ipotetic vorbim despre aproape 29.000 € de timp de lucru pe an.
Asta nu înseamnă că o aplicație va recupera întreaga sumă. Probabil că nu o va face.
Dar ne permite să schimbăm modul în care evaluăm problema.
Cum calculezi costul propriului proces
Nu ai nevoie de un audit complicat pentru o primă estimare.
Pentru o activitate repetată zilnic poți porni de la:
minute consumate pe zi ÷ 60 × număr de persoane × zile lucrătoare pe an × costul unei ore
De exemplu:
20 minute ÷ 60 × 4 persoane × 220 zile × 15 €/oră = 4.400 €/an
Automatizarea proceselor din firmă nu înseamnă automat software nou
Aici apare o confuzie importantă.
Două aplicații pot funcționa foarte bine separat. Problema poate fi doar faptul că nu comunică.
Magazinul online poate transmite automat comenzile către ERP. ERP-ul poate furniza informațiile necesare sistemului de facturare. Datele pentru expediție pot ajunge automat la serviciul de curierat, iar numărul AWB se poate întoarce în sistem fără intervenție manuală.
În asemenea situații, înlocuirea aplicațiilor existente ar putea fi complet inutilă.
Soluția poate fi o integrare API.
În alt caz poate fi suficientă automatizarea unei singure etape. Iar dacă procesul este foarte specific companiei și soluțiile standard nu îl pot acoperi eficient, poate deveni justificată dezvoltarea unei aplicații dedicate.
Am prezentat mai multe asemenea scenarii în articolul despre tipurile de aplicații web pentru companii și situațiile în care are sens o soluție custom. manifest.ro
Când NU merită automatizat un proces?
Faptul că o operațiune este manuală nu reprezintă, singur, un motiv pentru dezvoltare software.
Dacă o activitate consumă două ore pe lună, iar automatizarea ei ar necesita un proiect de câteva mii de euro, s-ar putea să fie mult mai eficient să rămână manuală.
La fel, un proces care se schimbă permanent poate fi un candidat slab pentru automatizare. Riști să investești în implementarea unor reguli care peste șase luni nu mai sunt valabile.
De aceea automatizarea proceselor într-o firmă ar trebui să înceapă cu identificarea costului și a problemei, nu cu alegerea tehnologiei.
Întrebarea inițială nu este:
„Ce aplicație putem construi?”
Ci:
„Ce problemă încercăm să eliminăm și cât ne costă ea acum?”
Cât costă alternativa?
Să presupunem că măsurătorile arată că un proces consumă aproximativ 10.000 € pe an în timp de lucru.
Nu rezultă că merită automat să investești 10.000 € într-o aplicație.
Trebuie estimat cât din acel timp poate fi eliminat realist, cât costă implementarea, ce costuri ulterioare presupune soluția și cât timp va fi folosită.
Pentru proiectele mai ample am publicat un ghid separat despre cât costă dezvoltarea unei platforme online în România, cu intervale orientative pentru MVP-uri, platforme de complexitate medie și aplicații complexe.
Concluzie: software-ul scump nu este întotdeauna cel cu factura cea mai mare
Costul real al software-ului dintr-o companie nu este format numai din licențe, hosting și dezvoltare.
Trebuie luat în calcul și ceea ce se întâmplă în jurul lui: operațiunile manuale necesare pentru a muta informația, verificările, erorile, rapoartele pregătite manual și timpul consumat pentru a face sisteme independente să funcționeze împreună.
De aceea, înainte de o investiție în automatizarea proceselor din firmă, merită calculate ambele părți ale ecuației: costul soluției și costul de a continua în forma actuală.
Dacă ai identificat un proces intern bazat pe operațiuni repetitive, Excel, email sau transfer manual de informații între mai multe sisteme, ne poți trimite câteva detalii despre proiect. Putem analiza împreună dacă problema justifică dezvoltarea unei soluții și dacă abordarea potrivită este o integrare, o automatizare punctuală sau o aplicație web custom.